Des canaux de communication correctement gérés peuvent faire toute la différence dans le fonctionnement de l’entreprise. Trop ou trop peu d’informations partagées, un mauvais ciblage des destinataires ou un manque d’accès aux plateformes dédiées sont les cas les plus fréquemment rencontrés lorsqu’il est question de communication interne en entreprise. Dans cet article, découvrez comment mettre en place, gérer et tirer parti des canaux de communication de votre entreprise.
Aujourd’hui, l’information est terriblement diffuse. Elle vient de partout, sur plein de supports différents : différents appareils, différentes applications, différentes personnes, … Ces facteurs vont démultiplier les sources, tant et si bien que nous parlons aujourd’hui d’« infobésité », c’est-à-dire la surabondance de contenu.
Dans ce brouhaha, sans une organisation et un ciblage approprié, les communications les plus importantes de votre entreprise se perdront. Vos collaborateurs seront mal informés, peu motivés, moins productifs et moins satisfaits de leurs rôles au sein de l’entreprise.
Les canaux de communication ont donc une importance capitale pour votre entreprise et son image de marque.
Pour vous aider à relever ce défi, nous allons vous partager dans cet article de blog les meilleures façons d’organiser et de gérer les différents canaux de communication de votre organisation. Vous veillerez ainsi à ce que vos collaborateurs disposent toujours des informations dont ils ont besoin, via le canal qu’ils préfèrent. Ces canaux de communication leur permettront également de faire entendre leurs voix, avantage qui n’est pas des moindres pour favoriser leur bien-être et leur engagement.
Qu’est-ce qu’un canal de communication ?
Avant d’entrer dans le vif du sujet, voyons ensemble que ce sont réellement les canaux de communication. Dans le fonctionnement interne de l’entreprise, les canaux de communication sont les moyens par lesquels la marque va transmettre son message. Mais pas que, car ce sont aussi les supports sur lesquels les collaborateurs s’engagent et interagissent avec les informations partagées.
Les canaux de communication peuvent prendre de nombreuses formes : email, newsletter, tableau d’affichage, plateformes de communication interne, etc. Les moyens de partager un message ou une information sont plus variés que jamais. Il va de soi que, lorsque ces canaux ne sont pas organisés correctement, des difficultés peuvent survenir pour :
Établir une culture d’entreprise commune
Aligner les objectifs commerciaux
Créer un sentiment d’identité cohérente
Encourager l’innovation et le partage d’idées
Ces difficultés vont favoriser le fait que vos communications importantes seront manquées par les collaborateurs. En conséquence de quoi, de mauvaises décisions seront prises, nuisant à votre image de marque et aux affaires.
A contrario, les entreprises qui gèrent correctement leurs canaux de communication fonctionnent sans heurts, presque sans effort. Et ce, parce que le flux d’informations est naturellement intégré dans la vie quotidienne de l’organisation.
Quel est le rôle d’un canal de communication ?
La communication est un facteur décisif dans la réussite d’une entreprise. Sans elle, les différents départements – RH, production, fabrication, direction, marketing – ne pourront pas travailler ensemble et en cohérence.
Pour être performante et fonctionner de façon fluide, l’entreprise a besoin de transmettre des directives mais aussi recevoir du feedback de ses équipes. C’est le rôle que jouent les canaux de communication. Chaque individu, chaque service et chaque entité extérieure sont reliés, ce qui permet à l’entreprise de fonctionner à son plein potentiel.
Le bon canal…
Si le message est important, le canal de communication utilisé pour le transmettre l’est tout autant. De fait, il est essentiel de réfléchir à la manière dont vous allez communiquer avec vos collaborateurs.
Transmettriez-vous des directives importantes par email aux collaborateurs de terrain ? Ont-ils seulement une adresse électronique professionnelle ? Afficheriez-vous des mises à jour sur le tableau d’affichage de l’entreprise ? Quid de vos collaborateurs qui travaillent à domicile ou collaborateurs itinérants ? Feriez-vous l’annonce à vos collaborateurs d’un changement d’investisseur via un post sur les réseaux sociaux ?
Le canal de communication doit donc être pris en considération. Si l’on utilise le mauvais canal, les collaborateurs ne recevront tout simplement pas les directives dont ils ont besoin. Et réciproquement, ils ne seront pas en mesure de transmettre efficacement leurs questions et remarques pour répondre à la demande. L‘hyperpersonnalisation doit être au cœur de la communication.
…au bon moment
La façon de communiquer sur un canal de communication spécifique est également à prendre en compte. En l’occurrence, il s’agit ici de communication synchrone et asynchrone.
Les communications synchrones ont lieu en temps réel. Il peut s’agir d’un chat en direct ou une vidéoconférence. Ces canaux sont particulièrement utiles pour engager une discussion, partager des idées et régler des questions urgentes.
Les communications asynchrones, vous vous en doutez, c’est l’inverse. Cela peut être un email, une newsletter ou une lettre papier. La communication asynchrone présente l’avantage de tenir vos collaborateurs au fait de votre actualité sur un mode qui s’adapte à leur rythme de travail.
Dans vos efforts de communication, le synchrone et l’asynchrone doivent également être pris en compte en fonction des informations à transmettre. Faire part de changements apportés aux règles de sécurité dans une newsletter qui sera lue dans une semaine n’est pas très judicieux.
Organiser une vidéoconférence de deux heures pour partager les photos du dernier événement d’entreprise non plus. Le contexte de votre communication est important, et peut nuire à votre image de marque employeur si vous le négligez.
Pour notre part à SALC nous essayons de limiter le plus possible les canaux de communication. Pour centraliser au maximum l’information afin que le plus de personnes soit au courant et que l’information soit la moins diffuse possible.
SOURCE : SOCIABBLE