S’appuyer sur un système de reporting financier efficace est essentiel pour les entreprises afin d’être en mesure de prendre des décisions stratégiques adaptées.
Selon une enquête sur le reporting financier de 2018, 64 % des professionnels de la comptabilité, de la finance et de la conformité indiquent que la vérification des données dans le cadre du processus de reporting représente leur principal défi. Les autres problématiques rencontrées sont l’agrégation et la préparation de données issues de plusieurs systèmes, les coûts informatiques et autres ressources, et enfin, la gestion des changements demandés requis par les organismes réglementaires ou les audits externes.
Si chaque entreprise rencontre ses propres défis, l’étude met en lumière un facteur commun : la complexité croissante des structures des entreprises. Dans une enquête d’EY réalisée auprès de 500 grandes entreprises, la moitié des personnes interrogées ont indiqué avoir plus de 10 divisions actives au sein de leur organisation. En parallèle, 75 % des participants utilisent plus de cinq systèmes de reporting financier différents, et plus de 66 % trouvent qu’ils rédigent plus de rapports financiers qu’il y a trois ans.
Face à cette complexité, il est inquiétant de voir la majorité des entreprises utiliser des processus manuels pour gérer l’information et les données. Des mesures efficaces pour améliorer leur processus de reporting financier existent cependant :
Collectez et standardisez les données
La première étape est de créer des modèles flexibles de documents permettant d’y contribuer de manière cohérente tout en définissant un processus structuré afin de collecter les données sources, qu’elles viennent de systèmes internes ou fichiers individuels.
Organisez vos informations
Compte tenu du volume des données et des informations qui circulent au sein d’une entreprise, il est essentiel de les organiser. A cette fin, construisez des ensembles de données pouvant être facilement filtrées et manipulées. Développez des directives de reporting, des modèles de documents et des formats standardisés faciles à appliquer dans chacune de vos divisions. Par ailleurs, mettez en place les contrôles et autorisations nécessaires sur chaque document et feuille de calcul afin d’assurer l’intégrité des données tout au long du processus.
Travaillez les données sources et laissez les liens faire le reste
En travaillant à partir d’un environnement unique, vous pouvez créer des liens entre une donnée source et les différents emplacements (texte, tableau ou graphique) où cette donnée apparaît. Ainsi lorsque la donnée source change, elle est mise à jour automatiquement partout où elle apparaît, ce qui évite de fastidieux copier-coller. Dans ce contexte, assurez-vous de définir correctement chaque source afin d’éliminer les discordances au sein d’un même document.
Misez sur la collaboration
Pour améliorer l’efficacité et la productivité dans votre entreprise, vous devez mettre en place un processus collaboratif permettant à plusieurs utilisateurs de travailler en direct sur les documents de manière sécurisée et simultanément. Evitez les pertes de temps inhérentes aux processus de reporting financiers traditionnels qui utilisent toujours des disques partagés et des documents édités localement.
Misez sur la centralisation
Pour faciliter l’accès à l’ensemble des données et autres documents importants, rassemblez tous vos rapports dans un environnement centralisé. Chaque collaborateur travaille depuis la même version du document et échange des informations clés au sein de la même plateforme assurant une traçabilité optimale, ce qui éliminera les incohérences organisationnelles au fil du temps.
La transformation digitale est en marche, et les volumes de données à traiter ne sont pas près de diminuer. En appliquant ces cinq astuces, les entreprises pourront organiser ces informations, rationaliser les processus pour faciliter la gestion des données et encourager la collaboration tout en renforçant leurs workflows.
Source : www.journaldunet.com par Laure de Saint Germain (Workiva)